12 bagian surat dinas beserta penjelasannya yang lengkap


Berikut ini bagian-bagiannya :

  1. Kop Surat > terdiri atas lambang, nama lembaga dan alamat dari lembaga itu sendiri. Di mana pada nama lembaga mengacu ke induk organisasi sendiri, serta setiap kop surat harus ada karakteristik yang berbeda dari organisasi lain (ciri khas), contoh : Terakreditasi A. Kemudian, pada alamat biasanya terdapat tempat lembaga, nomor telepon, e-mail, website dan kode pos.
  2. Tanggal surat > terdiri atas nama tempat , tanggal dibuatnya surat. Tetapi pada penulisan nama tempat kurang tepat karena di kop surat sudah diberitahu nama tempatnya pada alamat di kop surat.
  3. Nomor > terdiri atas nomor urut, kode, lembaga, dan tahun.
  4. Lampiran > Merupakan lembaran lain/barang lain yang akan dilampirkan. Bila tidak ada diisi strip, bila tidak dijilid diisi satu lembar, bila dijilid diisi satu berkas, bila berdagang diisi satu eksemplar.
  5. Perihal/hal > merupakan pokok isi surat, seperti untuk apa, kepada siapa dll.
  6. Alamat > ada 2 macam : ada untuk perorangan dan ada untuk ke lembaga lain. Untuk surat dinas tertutup/rahasia, kata kepada tidak perlu digunakan lagi karena sudah diletakkan di amplop, lain halnya dengan surat dinas terbuka (tanpa amplop/biasanya untuk umum) boleh memakai kata kepada. Kemudian jangan pakai kata Bapak, Ibu dll. Langsung namanya/instansinya. Tapi, bila orangnya banyak boleh dipakai, seperti Bapak Rektor, Ibu Rektor dll. Alasannya tidak memakai kata tersebut adalah takut mubazir, hanya jabatan/gelar yang boleh.
  7. Salam Pembuka > sudah familiar, tidak perlu diberitahu lagi, kebanyakan sama
  8. Isi > sesuai dengan perihal
  9. Salam Penutup/jabatan > sudah jelas
  10. Nama > nama orang yang mengirim surat
  11. Tembusan > surat itu ditujukan bukan hanya satu, tetapi lebih ditujukan kepada siapa.
  12. Inisial > yang menunjukkan bahwa surat tersebut benar-benar asli dibuat oleh orang tersebut atau tidak. Inisial umumnya tidak dapat dibaca, karena hanya orang yang dituju dan orang yang berhubungan dengan si pembuat surat yang mengerti, bisa dibilang ciri khas bahwa orang itulah yang membuatnya.

Tambahan :

Ini bisa dibilang bukan unsur/bagian dari surat melainkan sah atau tidaknya surat tersebut :

  • Nomor
  • Tanda tangan
  • Stempel

Biasanya juga terdapat juga orang yang mengetik surat tersebut seperti HC.doc yang digunakan untuk mengetahui siapa yang mengetik surat tersebut, jadi misal ada kesalahan dalam pengetikan, dialah yang bertanggung jawab.

Biasanya terdapat ISO yang menunjukkan bahwa surat tersebut telah berstandar internasional dan ditaruh di bawah karena kop suratnya sudah penuh.

CQ/melalui >>>> asisten/bawahan dll adalah untuk lembaga instansi yang besar yang berguna agar bila suratnya banyak biar asisten saja yang membaca.

About these ads

2 comments on “12 bagian surat dinas beserta penjelasannya yang lengkap

  1. Ping-balik: Bagian surat dinas | trianasofianingsih

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s